MoM atau Minutes of Meeting adalah catatan tertulis yang di buat selama sebuah rapat untuk merekam detail dan keputusan yang diambil selama pertemuan tersebut. Menit rapat berfungsi sebagai dokumen resmi yang merekam informasi penting seperti topik diskusi, keputusan yang di ambil, tindakan yang ditugaskan, dan pelaporan keuangan jika relevan.
[lwptoc]
Pengertian dan Manfaat MoM
1. Dokumen Resmi: Menit Rapat adalah dokumen resmi yang mencatat secara rinci apa yang terjadi selama rapat. Ini memberikan catatan tertulis yang sah tentang topik diskusi, keputusan yang diambil, dan tugas-tugas yang di tugaskan kepada individu atau tim.
2. Rujukan dan Bukti: Menit Rapat berfungsi sebagai rujukan yang dapat digunakan kembali di masa mendatang. Jika terjadi ketidaksepakatan atau kebingungan tentang apa yang dibahas atau keputusan yang diambil dalam rapat sebelumnya, Menit Rapat menjadi sumber acuan yang jelas dan objektif.
3. Tanggung Jawab dan Tindak Lanjut: Menit Rapat mencatat tugas dan tanggung jawab yang di tugaskan kepada individu atau tim. Ini memastikan bahwa semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka dan memberikan kerangka waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Baca Juga Format CV ATS Friendly
4. Informasi Transparan: Menit Rapat memberikan transparansi dalam komunikasi antara peserta rapat. Setiap peserta dapat melihat apa yang telah di bahas, keputusan apa yang di ambil, dan tugas apa yang di berikan kepada individu lain. Hal ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang di sepakati dalam rapat.
5. Perencanaan Masa Depan: Menit Rapat dapat di gunakan sebagai panduan untuk perencanaan dan pengaturan rapat selanjutnya. Dengan melihat ke belakang ke rapat sebelumnya, peserta dapat mengevaluasi efektivitas pertemuan, mempersiapkan agenda yang tepat, dan melihat kemajuan tindakan yang di tugaskan sebelumnya.
Ada 3 tahapan dalam membuat Minute of Meeting, yaitu:
1. Sebelum Rapat
Sebelum rapat di mulai, pilihlah format atau template serta alat yang akan di gunakan untuk membuat MoM. Alat yang di gunakan bisa berupa laptop, tab, atau sesederhana pulpen dan kertas. Gunakanlah alat yang lebih familiar untuk mempermudah mu saat mencatat Minutes of Meeting. Jika menggunakan alat digital, ada baiknya juga untuk mempersiapkan pulpen dan kertas sebagai cadangan.
Selain itu, penting juga untuk membaca agenda rapat dan memahami alur rapat. Cari tahu topik yang akan di bahas, sehingga nantinya akan lebih mudah untukmu mengetahui gambaran besar yang akan di tulis.
2. Saat Rapat Berlangsung
Saat rapat hendak di mulai, persiapkanlah lembar kehadiran dan catatlah semua orang yang hadir dalam rapat. Ingatlah untuk mencatat semua anggota rapat, dan kenalilah setiap anggota rapat untuk mempermudah mu mengenali dan mencatat siapa yang nantinya memberikan pendapat.
Catat waktu mulai dan berakhirnya rapat.
Baca Juga Interval Training di Sela Jam Kerja
Ketika bikin MoM, ingatlah juga untuk menuliskan isi rapat secara detail, termasuk pencatatan garis besar anggota yang memberikan opini. Selain itu, setiap poin yang di catat juga harus bersifat objektif dan hindarilah tambahan berupa opini pribadi.
3. Setelah Rapat
Setelah rapat berakhir, ingatlah untuk membaca ulang, memeriksa isi dan ejaan, serta menuliskannya dalam format yang lebih rapi. Cantumkanlah nama setiap anggota peserta dan nama pemimpin rapat.
Untuk menghindari kesalahan, mintalah bantuan anggota rapat untuk membantu membaca dan memeriksanya kembali. Kamu pun boleh bertanya kepada anggota rapat mengenai poin/hal yang tertinggal.
Jika sudah yakin dengan MoM yang di tulis, maka serahkanlah hasil MoM tersebut kepada orang yang bertanggung jawab menyelenggarakan rapat, sehingga nantinya akan di bagikan kepada anggota rapat lainnya.
